Kanban: un método ágil y poderoso para organizar tareas

Por Marcelo Bonzón

Kanban es por sobre todas las cosas, un método visual para gestionar el trabajo que permite equilibrar la demanda entre lo que hay por hacer con la capacidad disponible para hacer. Una herramienta sencilla para controlar lo que se hace, en qué cantidad y cuándo, merece una chance para su uso.

 

¿Kanban? ¿Qué significa?

Si bien inicialmente Kanban nació para ser aplicado en la producción de automóviles y tiene gran recepción en la industria del software (porque posibilita controlar lo que se produce, en qué cantidad y cuándo), se ha ido adaptando perfectamente para ayudar a empresas de todo tipo y sector económico, considerándose parte de los denominados métodos ágiles que tanto contribuyen al desarrollo de emprendedores y startups.

Cómo sistema, Kanban se encuentra fuertemente vinculado con los modelos de Lean Manufacturing (o producción ajustada) y la Teoría de las Restricciones. Su empleo como método es un poco más reciente y se le adjudica a David Anderson (2010) su aplicación en el trabajo del conocimiento, en el que se identificaron una serie de prácticas generales en un proyecto.

Las principales reglas del método Kanban

Para poder agilizar las tareas, Kanban propone una serie de reglas básicas:

• Visualización del trabajo en Kanban y las fases del ciclo de producción (o flujo de trabajo).

Al igual que lo sucede con el método Scrum, Kanban se basa en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en partes. Uno de los principales aportes es que utiliza técnicas visuales para ver la situación de cada tarea, empleando por lo general tableros físicos o digitales que se van cubriendo con post-it.

Justamente, como el trabajo se divide en partes, se suele escribir estas “partes” en un post-it y se los pega en una pizarra. Los post-it pueden tener información variada, incluyendo desde la descripción hasta la estimación de la duración de la tarea.

Un tablero simple de Kanban, tiene una columna de tareas pendientes, otra columna de tareas en proceso y otra de tareas finalizadas. Más allá de la cantidad de columnas, lo importante siempre es que se pueda visualizar todo el flujo de trabajo: que todas las personas conozcan el trabajo que se debe realizar, en qué está trabajando cada una, que todos tengan algo que hacer, y que se sepa la prioridad de las tareas.

• Determinar el límite de “trabajo en curso”.

Una de las ideas de Kanban es que el trabajo en curso (que se conoce como WIP o Work In Progress) debería estar limitado, es decir, que el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase sea “algo” conocido.

Por eso, resulta conveniente definir qué cantidad de tareas como máximo pueden llegar a realizarse en cada fase del ciclo de trabajo. Con una buena dosis de sentido común, se plantea otra idea razonable: para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea previa debe haber finalizado. O sea, que el desafío es encontrar el mejor “WIP” para el Kanban, comprendiendo que uno de debería empezar una nueva tarea hasta no cerrar aquellas en las que se está trabajando.

• Medir el tiempo en completar una tarea.

Además de determinar la cantidad de tareas por hacer, es necesario medir el tiempo que se tarda en terminar cada tarea. A ese tiempo, se le denomina Lead Time, y se lo debe contabilizar desde que se hace una petición hasta que se hace la entrega de la tarea.

Ahora bien, aunque “lead time” es una de las métricas clave de Kanban, también suele emplearse el “cycle time” para medir el lapso de tiempo desde que comienza el trabajo sobre una tarea hasta donde termina. En cierto modo, con el “lead time” se mide lo que “ven” los clientes y lo que esperan, y con el “cycle time” se mide más el rendimiento del proceso.

Aunque pueden establecerse otras métricas o indicadores clave, éstas que citamos son las más importantes y necesarias para un adecuado control y mejora continua.

En algunos textos sobre Kanban, suele incorporarse otra regla relacionada con la prioridad. En la práctica, si el tablero no tiene una columna de tareas que deben ser priorizadas, las mismas se representan en post-it que se colocan en la parte superior de la columna de tareas pendientes, así queda bien claro cuál es el tema más importante y siguiente a tratar, facilitando de este modo el trabajo propio y el del equipo.

Beneficios del método Kanban

Entre los principales beneficios que se derivan de emplear un método ágil como Kanban, se destacan:

• Eliminación de procesos innecesarios: gracias a la comunicación visual, se evitan procesos que reducen la eficiencia o maximizan el tiempo de trabajo. Por ejemplo, si tenemos en cuenta el solo hecho de no tener que redactar documentos para instruir sobre las tareas, se facilita la comunicación interna, se resuelven dudas de forma inmediata y se asignan tareas para su revisión.
• Motivación de los equipos de trabajo: teniendo presente las características de Kanban, se presenta como un método muy interesante para incentivar la participación de diferentes miembros de un equipo. Al emplear post-it con diferentes colores, las personas reconocer la posibilidad de trabajar en equipo en el mismo tablero y colaborar en tiempo real. También los tableros digitales permiten acceder al flujo de trabajo desde cualquier lugar, compartiendo tareas con facilidad y comunicándose con los compañeros sin dificultades.
• Flexibilidad: acorde a la vorágine que asistimos, es necesario prepararse para enfrentar los cambios. Con Kanban, se pueden hacer ajustes y variaciones tan pronto como se detecte un desvío o un giro en las operaciones. Esta posibilidad de localizar los errores en breves períodos de tiempo es posible gracias a la corta duración de las tareas asignadas.
• Distribución eficaz del tiempo: como ya se mencionó, Kanban permite optimizar los tiempos, lo cual se traduce sin dudas en eficiencia. Además de las múltiples actualizaciones que se puedan hacer durante el proceso evolutivo de un proyecto, se logra un estímulo del rendimiento con el método que también impacta en la calidad obteniendo mejores resultados.

Si te interesa el método Kanban para organizar tus tareas y propiciar la colaboración en tus equipos de trabajo, puedes descargarte en forma gratuita nuestro Tablero Kanban para empezar a visualizar lo que estás haciendo ahora, lo que estás terminando, y lo que debes hacer a continuación.

Y si deseas más información sobre los servicios de consultoría y capacitación en métodos ágiles que brindamos en BONZÓN Consultores Asociados®, no dudes en contactarnos.