Por Marcelo Bonzón

Una de las palabras más consultadas en el diccionario de la Real Academia Española es procrastinar. En este artículo, les cuento qué es y les acerco un breve guion para que reflexionemos de qué manera podemos enfrentar sus efectos negativos cuando de organizar tareas se trata.

Les confieso que el motivo de este artículo tiene mucho que ver con lo que vengo experimentando en primera persona en los últimos días. Soy alguien que se siente cómodo con la utilización de herramientas de gestión, las cuales he naturalizado y trasladado de manera mecánica a lo cotidiano. Planificar y organizar mis tareas laborales y familiares es algo que prácticamente hago casi a diario, porque soy consciente de los beneficios que se desprenden al realizar una buena división y valoración de las actividades, diferenciando aquellas que son urgentes e importantes.

Quizás no sea casualidad lo que me está sucediendo ahora mismo. La concurrencia de fechas límites para entregar un informe en mi trabajo de consultoría, lo abrumador que resulta corregir los trabajos y ensayos de mis alumnos en la universidad para enviarlos a bedelía, y la aparición de tareas complementarias que requieren mucha atención, me han están desviando un poco (bastante) de las ocupaciones que demandan urgencia.

Siempre he creído que no hay que sentir culpa por dejar que nuestro cerebro pueda vagar libremente en una suerte de dispersión creativa y detenerse en determinadas actividades que nos resultan interesantes, en la que podemos desplegar capacidades y nos mantienen ocupados. ¿Pero qué pasa si eso termina afectando la productividad y pone en riesgo el cumplimiento de compromisos?

“Ajá”, pensé. Me estoy convirtiéndome en un procrastinador. Esta palabra que está bastante de moda últimamente, es la que en definitiva está definiendo mi comportamiento actual. Y algunas personas dirán ¿Y eso es malo? No necesariamente. Incluso es un proceso más normal del que nos podamos imaginar, tanto que puede traer consigo beneficios para la salud y para el equilibrio mental.

Y si de bienestar emocional se trata, entonces profundicemos un poco para conocer cómo gestionar la procrastinación.

¿Qué es procrastinar?

Procrastinar no es otra cosa más que diferir, aplazar, posponer, dejar para mañana. Este término -que últimamente resulta uno de los más consultados en la Real Academia Española- se traduce en la actitud que tenemos las personas de posponer actividades o situaciones que deben ser resueltas, y que sustituimos por otras que son menos importantes y más agradables para realizar.

Esta es de una de las palabras más consultadas por los usuarios del diccionario junto con guion, resiliencia, consciente, prever y absorber.

A partir de este concepto, quizás estés recordando ahora mismo esa cita que retrasaste, esa reunión que pospusiste o esa responsabilidad que eludiste argumentando que tenías otras cosas que hacer (y que eran en realidad actividades de menor urgencia e importancia). Eso significa que también empiezas a darte cuenta de lo que es la procrastinación.

Bueno, y ahora que ya tenemos una idea de qué se trata… ¿cómo se hace para enfocarnos en lo que es verdaderamente importante?

La importancia de hacer foco

La famosa frase atribuida a Benjamín Franklin “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” de alguna manera refiere a la procrastinación. Todos alguna vez nos hemos enfrentado a situaciones que implican la necesidad de realizar determinadas tareas que nos resultan aburridas, tediosas, estresantes, y que, de manera inconsciente o consciente fuimos postergando porque nos encontramos con otras que son más desafiantes (o nos generamos las propias obligaciones) y que nos permiten satisfacer esa ansiedad de hacer algo, buscando ser más productivos, aunque no necesariamente sea así.

Cuando nuestras responsabilidades se van dilatando, realizar una administración racional de las mismas a través de una adecuada planificación puede resultar una buena manera de enfrentar y superar la procrastinación. Un ejercicio muy sencillo es hacer una división bien clara y una valoración de las tareas, colocando etiquetas de urgente o no urgente y de importante o no importante.

Eisenhower, quien fuera presidente de los Estados Unidos, planteaba que las personas debían dedicar su atención y tiempo a las actividades en función de su grado de importancia y urgencia. Con mucha razón alimentaba la teoría acerca que las personas tenemos cierta inclinación a centrarnos en aquellas cosas que son importantes y urgentes a la vez, derivando en un comportamiento de tipo reactivo, frente a lo que tenemos que hacer en ese momento en realidad.

Un reconocido autor como Stephen Covey hizo muy popular los conceptos de Einsenhower en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, a través de una matriz de urgencia-importancia que es muy útil no solo para gestionar el tiempo en sí mismo, sino también para ayudarnos a poner atención en determinados momentos.

	URGENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	Cuadrante N° 1 Crisis Presiones Proyectos con fecha de vencimiento Crisis Presiones Proyectos con fecha de vencimiento e…	Cuadrante N° 2 Relaciones personales Nuevas oportunidades Planificación Actividades preventivas Crecimiento personal Ocio y diversión
NO IMPORTANTE	Cuadrante N° 3 Interrupciones Correos electrónicos, reuniones, llamadas Actividades populares Presiones familiares	Cuadrante N° 4 Detalles Ladrones de tiempo (ej: whatsapp, redes sociales) Algunos correos electrónicos, llamadas y mensajes Actividades placenteras

Para diferenciar aquellas tareas que realmente son urgentes, hay que pensar y reflexionar acerca de todo aquello que requiere nuestra atención inmediata. Los temas urgentes son los que captan nuestra atención y nos presionan constantemente. Y la “trampa” se presenta cuando encima, varios de estos temas son divertidos o fáciles de hacer, pero no son importantes, lo que nos hace perder el foco.

Los temas que son de verdad importantes nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos. Y para no descuidar las actividades que son importantes pero que no son urgentes, entonces tenemos que cambiar nuestra actitud y ser proactivos. Si seguimos dejando de lado esos temas llegará un momento en que se transformarán en urgentes, y nuevamente estaremos ingresando en un círculo vicioso que nos llevará a vivir en modo reactivo, absorbiéndonos y sumergiéndonos en una nueva situación de crisis.

Por eso es necesario encontrar un equilibrio. Si nos focalizamos demasiado en todas las tareas urgentes e importantes (Cuadrante N° 1), este cuadrante se irá haciendo cada vez más grande y nos dominará por completo. Pero si ponemos más atención en las tareas importantes y no urgentes (Cuadrante N° 2), reducimos todo lo posible el tiempo en aquellas actividades urgentes e importantes (Cuadrante N° 1), y no nos preocupamos demasiado por lo que sucede con aquellas cosas no importantes (Cuadrantes N° 3 y N° 4), nos empezaremos a dar cuenta que podemos ser más efectivos.

Allí es donde encontraremos un buen equilibrio. Para eso, es vital tener en claro cuáles son nuestras prioridades aprendiendo a decir que no, con la convicción de que esas tareas no son importantes independientemente de su grado de urgencia.