Por Marcelo Bonzón

Quienes trabajamos desde hace algún tiempo en el ámbito de la innovación y del emprendedorismo, no solo estamos familiarizados con herramientas visuales como el lienzo de modelos de negocio, sino que las hemos internalizado de tal manera que su empleo ya nos resulta algo natural.

Tras la publicación en 2010 del libro Business Model Generation (Generación de modelos de negocio) escrito por Alex Osterwalder & Ives Pigneur, que trajo consigo a escena el modelo Canvas, el análisis estratégico de los modelos de negocios sufrió un cambio disruptivo. La herramienta no solo aportó un novedoso modelo de análisis que influyó sustancialmente en el ámbito del marketing estratégico, sino que aportó la dosis de aire fresco que muchas estructuras rígidas y jerarquizadas estaban requiriendo.

Los resultados preliminares fueron tan alentadores, que su asimilación se dio rápidamente y se extendió por todo el mundo, a tal punto que hoy se aplican todo tipo de herramientas visuales similares para favorecer el pensamiento y presentar los componentes claves de un proyecto, incluso, trascendiendo el ámbito de los negocios y aplicándose en el campo de las políticas públicas y en organizaciones de la sociedad civil, para todo tipo de proyectos sociales.

En este sentido, es lógico entonces pensar y reflexionar sobre los beneficios que puede aportar este modelo. Si su uso no está limitado solo al ámbito de los negocios, entonces resulta lógico que, si tenemos que organizar ideas para configurar un proyecto, también podamos emplearlo. Y de eso se trata Project Canvas: una herramienta que resulta tan potente, clara y transparente como el Business Model Canvas, pero diseñada específicamente para configurar y ejecutar proyectos dentro de diferentes organizaciones.

Las causas de fracasos de los proyectos

Desde hace un buen tiempo he venido investigando sobre diferentes posibilidades de aplicación del modelo Canvas, hibridando y diseñando mis propios framework´s y lienzos para cubrir necesidades específicas en la gestión empresarial de la innovación.

En todo este proceso, he descubierto importantes contribuciones, como la de firma belga Bedenk, que a través de su Project Canvas, ha logrado definir con precisión un proyecto. Y como sabemos, eso siempre es crítico para su éxito.

Partiendo de su modelo original, he realizado algunos “ajustes de sintonía fina” para adaptar la herramienta a un formato amigable al entorno iberoamericano en el que principalmente me desenvuelvo, y me he sorprendido de las bondades de visualizar, simplificar, integrar e involucrar activamente a las personas en el proyecto gracias a la herramienta.

Diferentes compañías y especialistas reconocidos alrededor del mundo (Project Management Institute, McKinsey & Company, International Data Corporation, Gartner, John McManus y Chaos Knowledge Center, entre otros), señalan entre las principales causas de fracasos de los proyectos, las siguientes:

• Los objetivos no están del todo claros.
• No se identifican los interesados (stakeholders) y su grado de compromiso.
• La planificación es pobre o directamente, está ausente.
• El control del proyecto es débil.
• Los equipos de trabajo están poco motivados.
• La administración de los riesgos es inadecuada.
• No existe un procedimiento robusto para la gestión de cambios.
• La comunicación es deficiente.

Durante el inicio de un proyecto se deben tomar muchas decisiones críticas que determinan el enfoque, el alcance y los objetivos del proyecto. Pero con bastante frecuencia, el proyecto ya se descarrila en esta etapa temprana, lo cual resulta muy frustrante, sobre todo, cuando se aborda una nueva idea.

Por lo tanto, es vital tener un comienzo bien encarrilado, en el que el líder de proyecto pueda reunir a todos los involucrados, aprovechar su conocimiento complementario y crear la aceptación del proyecto y de sus objetivos.

La tarea del líder de proyecto: involucrar a la gente

A través del trabajo visual y de la co-creación, resulta más sencillo involucrar a las personas en un proyecto. Project Canvas puede contribuir con eso, y además se presenta como una excelente alternativa para:

• Planificar y comunicar proyectos de una forma simple y visual.
• Simplificar e integrar las mejores prácticas de metodologías de proyectos (Prince2, PMI, Scrum, Marco Lógico, etc.).
• Considerar el riesgo en la gestión de proyectos (ISO 31000)
• Imprimir un enfoque visual, co-creativo, iterativo y holístico para el proyecto (lo que es ideal cuando tenemos que darle forma a proyectos poco claros e inespecíficos).

Por otro lado, el diseño visual del Project Canvas lo hace atractivo para los equipos de proyecto, facilitando la discusión y estimulando la toma de decisiones en forma conjunta. También, valiéndose de la inteligencia colectiva, involucra a las personas de diferentes áreas funcionales y ángulos da una visión más amplia, identificando más riesgos y mejores oportunidades a partir de una gestión visual (lo que aumenta la tasa de éxito del proyecto).

Y si a eso le sumamos que también tiene un enfoque ágil y es flexible, entonces vale la pena darle una chance a esta herramienta, que permite darle forma a los elementos más importantes del proyecto de una manera fácil, organizando la información colectiva y simplificando el uso de las herramientas clásicas de gestión de proyectos, más lineales y extensas.

10 bloques para elevar el éxito en la consecución de proyectos

En el caso del Project Canvas, lo que debemos tener en cuenta son 10 bloques o elementos clave. 

1. Alcance: ¿Qué debe tener? ¿Que podría tener? ¿Que nos gustaría que tuviera? ¿Que está fuera del alcance? Son preguntas que ofician como “disparadores” para fomentar la discusión grupal, y permiten definir mejor el alcance de un proyecto.
2. Usuarios: Debemos identificar los grupos de usuarios más importantes. ¿Para quién está destinado el proyecto?
3. Beneficios: ¿Cuáles son los problemas que se resolverán a través de este proyecto?
4. Partes Interesadas (Stakeholders): ¿Quiénes son los grupos de interés y cuál es su opinión sobre este proyecto?
5. Riesgos: ¿Qué eventos futuros podrían tener un impacto negativo? ¿Cómo puedes doblarlos?
6. Equipo: ¿Quién es el Sponsor, el Comité Directivo, el Líder de proyecto, el Equipo del proyecto y la “Caja de resonancia”?
7. Recursos: ¿Qué y a quién necesitamos para que este proyecto funcione?
8. Presupuesto: ¿Cuáles son los beneficios y costos más importantes
9. Acciones: ¿Qué tenemos que hacer para lanzar este proyecto?
10. Planificación: ¿Cuáles son los hitos y las acciones para lograr estos hitos?

En síntesis, podemos utilizar el Project Canvas en la preparación de la fase de realización de una idea o proyecto, como parte de la innovación del proceso creativo, como puente entre el concepto y la realización de un proyecto. Es muy fácil: lo imprimimos en gran formato y lo adherimos a la pared. Utilizamos post-it y utilizamos las preguntas guía para facilitar las discusiones durante el inicio del proyecto.

El resto de la historia, nos resultará familiar.